Bukti Transaksi Jual Beli

Dalam kegiatannya perusahaan selalu berhubungan dengan pihak luar dengan tujuan memperoleh keuntungan secara financial.Ketika berhubungan dengan pihak luar tidak akan luput dari kegiatan menjual dan membeli barang atau jasa. Dalam lingkup di kedua kegiatan tersebut tentunya akan terdapat bukti transaksi yang diperlukan. Oleh karena itu maka bukti transaksi dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu :

1.  Bukti transaksi pembelian

2.  Bukti transaksi penjualan

Transaksi pembelian ditujukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam penjualan. Transaksi pembelian barang dapat dilakukan dengan 2 cara pembayaran yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Bukti transaksi yang diperlukan untuk pembelian tunai maupun kredit hampir sama perbedaannya hanya pada pembelian tunai pembeli menerima 2 bukti transaksi dari penjual yaitu nota kontan dan kuitansi sedangkan pada pembelian kredit pembeli hanya menerima faktur saja dari pihak penjual. Administrasi lain yang diperlukan selain itu antara lain bukti permintaan, surat pesanan, penerimaan barang dan kartu persediaan.

Transaksi pembelian bagi konsumen digunakan untuk konsumsi sendiri. Bagi pedagang  barang atau jasa yang dibeli digunakan untuk dijual kembali dengan tujuan memperoleh keuntungan. Bagi produsen digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai bahan baku atau bahan pelengkap/pembantu yang digunakan untuk menunjang proses produksi. Alur transaksi pembelian dapat digambarkan sebagai berikut :

1.  Proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi.
Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :

a.  Intuitif
Cara ini dilakukan dengan memikirkan dan menerka-nerka barang atau jasa apa yang           dibutuhkan oleh pelanggan berdasarkan pengalaman.

b.  Penelitian pasar
Kita dapat meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak dengan cara           meneliti langsung kepada masyarakat umum

2.  Melakukan survei pasar
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara mencari dari iklan penjualan barang atau jasa dari      perusahaan lain, mendatangi pusat-pusat perbelanjaan, mendatangi Kantor Dinas Perdagangan      dan Perindustrian.

3.  Menerima penawaran dari berbagai perusahaan

4.  Memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik

5.  Membuat daftar barang yang akan dibeli

6.  Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan dengan penawaran terbaik

7.  Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier

8.  Menerima barang

9.  Memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak

10. Membayar jumlah transaksi

Seperti halnya dengan pembelian, penjualan juga dapat dilakukan secara kredit maupun tunai. Berikut adalah alur penjualan tunai dan alur penjualan kredit.

1.  Melakukan survei pasar

  • proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
  • negosiasi
  • membuat dan menandatangani surat perjanjian
  • membuat faktur ( Invoice )
  • memeriksa barang yang dijual
  • menerima pembayaran
  • membuat bukti transaksi
  • mengirim barang yang dijual

2.  Alur penjualan kredit

  • proses penjualan dimulai dari permintaan pembeli
  • negosiasi
  • menerima aplikasi kredit
  • melakukan konfirmasi kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan di masa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
  • mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
  • jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
  • membuat surat perjanjian penjualan kredit
  • membuat bukti transaksi
  • menyerahkan barang

SOP Administrasi Transaksi

Standard Operational Procedure ( SOP ) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. SOP untuk menangani administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi.

I.   SOP administrasi pembelian

  1. Mempersiapkan bukti permintaan berupa surat permintaan
  2. Melakukan Survei Pasar dengan mengirimkan Surat Penawaran Order
  3. Perusahaan yang menjadi supplier  barang
  4. Memutuskan pihak yang akan menjadi supplier
  5. Surat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang
  6. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan. Jika  sesuai masuk ke gudang jika tidak maka barang dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.
  7. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

II.  SOP administrasi penjualan tunai

  1. Menerima surat permintaan (order) dari calon pembeli.
  2. Negosiasi dibuktikan dengan notolen ( catatan kesepakatan sementara ).
  3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian.
  4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti
  5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sesuai dengan pesanan pembeli.
  6. Periksa invoice asli dan invoice rangkap serta teliti uang tunai yang dibayarkan
  7. Buat kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
  8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen.

III. SOP administrasi penjualan kredit

  1. Menerima surat permintaan (order) dari calon pembeli.
  2. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuan
  3. Calon pembeli mengisi Aplikasi Kredit dengan lengkap
  4. Periksa formulir aplikasi kredit, sesuaikan dengan bukti yang dilampirkan.
  5. Pembuktian survei calon pelanggan dengan formulir bukti survei
  6. Kepala bagian kredit menyetujui penjualan kredit tersebut
  7. Bila setuju dilakukan proses penjualan bila tidak dikembalikan kepada calon pelanggan.
  8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan.
  9. Buatkan invoice.
  10. Kirim barang dengan tepat waktu kepada pembeli.

Mengisi Bukti Transaksi

Jika dilihat dari asalnya bukti transaksi dibedakan menjadi :

1.   Bukti transaksi internal berupa memo

2.   Bukti transaksi eksternal berupa :

  • Faktur (Invoice)
  • Kuitansi (Official receipt)
  • Nota debet (Debit memo)
  • Nota kredit (Credit memo)
  • Cek (Cheque)
  • Bilyet giro
  • Rekening koran

Cara mengisi bukti transaksi yang menjadi bukti transaksi internal dan eksternal adalah sbb :

1.   Memo, yang perlu diisi dalam memo antara lain :

    • Nomor memo
    • Tanggal
    • Nama pembuat memo
    • Nama pihak yang dituju dalam memo
    • Subyek memo
    • Isi memo      Blanko

            Isi memo

2.   Memo, yang perlu diisi dalam memo antara lain :

  • Nama dan alamat penjual
  • Nomor faktur
  • Nama dan alamat pembeli
  • Di dalam format kolom diisi nomor urut, nama/jenis barang, banyaknya barang, harga satuan, jumlah harga ( banyaknya barang dikalikan harga satuan ), jumlah total
  • Tanggal pembayaran
  • Otorisasi penyerahan
  • Otorisasi penerimaan

      Blanko faktur

      Isian faktur

3.   Kuitansi, yang perlu diisi dalam kuitansi antara lain :


Blanko kuitansi

  • Nomor urut
  • Nama yang menyerahkan pembayaran
  • Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
  • Maksud pembayaran
  • Jumlah nominal pembayaran dalam angka
  • Tempat dan tanggal
  • Nama penerima pembayaran

4.   Nota debet, yang perlu diisi dalam nota debet antara lain :

  • Nama pihak yang mengeluarkan nota debet ( pihak pembeli )
  • Nama pihak yang dituju
  • Nomor nota debet
  • Nomor item barang
  • Nama/jenis barang
  • Banyaknya barang
  • Harga satuan
  • Jumlah harga ( banyak barang x harga satuan )
  • Total jumlah
  • Tempat dan tanggal

      Blanko nota debet

      Isian nota debet

5.   Nota kredit, dibuat oelh pihak penjual cara mengisi nota kredit sama dengan nota debet

      Blanko nota kredit

      Isian nota kredit

6.   Cek, yang perlu diisi dalam cek antara lain :

  • Periksa apakah semua lembaran cek dan potongannya telah diberi nomor
  • Tanggal pengisian
  • Nama penerima
  • Jumlah nominal dalam huruf dan angka
  • Tanda tangan pihak yang melakukan penarikan
  • Pada cek yang salah tulis kalimat “ tidak berlaku/valid”
                                                                  Blanko cek
    Isian cek

7.   Bilyet giro, yang perlu diisi dalam bilyet giro antara lain :

  • Tanggal
  • Jumlah nominal yang dipindah bukukan dalam huruf dan angka
  • Nama pihak penerima giro bilyet termasuk nama bank penerima
  • Nama pihak yang mengeluarkan bilyet giro

                                                              Blanko bilyet


Isian bilyet giro

8.   Rekening koran , yang perlu diisi dalam rekening koran antara lain :

  • Nomor
  • Tanggal transaksi
  • Sandi
  • Jumlah nominal debet/kredit ( kolom mutasi )
  • Saldo
  • Blanko rek koran
  • Kolom pengesahan petugas bank
  •   Blanko rekening koran

Selain bukti transaksi yang telah dikemukakan diatas juga terdapat bukti transaksi lainnya yaitu :

1.   Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan       secara tunai.     Yang perlu diisi dalam nota kontan antara lain :

  • Nama pihak yang mengeluarkan nota kontan
  • Nomor nota kontan
  • Tanggal transaksi
  • Di dalam format kolom diisi nomor urut, nama/jenis barang, banyaknya barang, harga satuan, jumlah harga (banyaknya barang dikalikan harga satuan), jumlah total

Blanko

Isian nota kontan

2.   Nota permintaan barang merupakan rancangan formulir untuk permintaan dari       gudang, yang perlu diisi dalam nota permintaan barang antara lain :

  • Tanggal permintaan dari kepala bagian gudang
  • Nomor urut
  • Nama/jenis barang
  • Merk barang yang diminta
  • Banyaknya barang yang diminta
  • Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, seperti segera, barang habis atau hal lainnya.
          Blanko      Isian nota permintaan

3.   Surat pesanan dibuat untuk menjamin keabsahan pesanan dan untuk keyakinan       supplier, dalam membuat surat pesanan bagian pembelian hendaknya melihat       daftar harga dan persyaratan dari supplier.

Yang perlu dimuat dalam surat pesanan antara lain :

  • Kepala surat ( nama, alamat, no telepon/fax perusahaan )
  • Nomor surat
  • Pada format kolom, diisi dengan nama barang dan banyaknya barang yang dipesan
  • Cara pembayaran diisi dengan nama bank, nomor rekening, nama pihak yang mewakili pihak penjual
  • Salam penutup diisi dengan tanda tangan dan nama pihak pembeli

Surat pesanan

4.   Kartu persediaan dibuat untuk mencatat barang yang telah berada di gudang,       pencatatannya dapat dilakukan secara manual atau secara komputerisasi. Yang       perlu dimuat dalam kartu persediaan antara lain :
Yang perlu dimuat dalam kartu persediaan antara lain :

    • Bulan dan tahun dibuatnya kartu persediaan
    • Kolom label diisi dengan nama, ukuran dan kode produk
    • Kolom masuk diisi dengan banyaknya barang yang masuk sesuai urutan tanggal
    • Kolom keluar diisi dengan banyaknya barang yang keluar sesuai dengan urutan tanggal
    • Kolom saldo diisi dengan rumus Saldo = Saldo +  ( masuk – keluar )
    • Kartu persediaan
    • Keterangan diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan, seperti jumlah batas pesanan


Kartu persediaan

Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi :

  1. Wiraniaga atau tenaga penjual ( Salesman atau Saleswoman )
  2. Pembeli
  3. Supplier
  4. Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan, perusahaan asuransi, perusahaan pengangkutan, dan lembaga keuangan.
  5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing ( Competitor )

Kesepakatan Transaksi

Perjanjian jual beli merupakan persetujuan atau kesepakatan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli secara tertulis atau lisan mengenai syarat-syarat jual beli yang harus ditaati oleh kedua belah pihak. Perjanjian jual beli dapat dilakukan secara lisan atau tidak dibuat khusus bila :

  1. penjual telah menetapkan syarat-syarat pembelian
  2. pembeli mengajukan penawaran dengan mengajukan syarat yang termuat dalam surat pesanan
  3. penjual dan pembeli telah mengetahui secara pasti kebiasaan-kebiasaan penjualan barang tsb
  4. pembayaran dilakukan secara tunai dan barang-barang telah diperiksa oleh kedua belah pihak, masing-masing pihak juga telah menerima dan menyetujui transaksi tsb.

Perjanjian jual beli dilakukan secara tertulis atau dibuat khusus bila :

  1. penjualan dilakukan secara kredit yang memerlukan syarat khusus
  2. penjualan dilakukan secara beli sewa
  3. penjualan dilakukan secara bertahap ( kontrak jangka panjang ), pengiriman barang beberapa kali
  4. penjualan secara indent ( menunggu stok barang tersedia )
  5. adanya kesepakatan mengenai kondisi garansi terhadap barang yang diperjual belikan
  6. barang yang diperjual belikan memiliki karakteristik khusus.

Hal-hal yang harus termuat dalam surat perjanjian jual beli antara lain :

  1. Subyek perjanjian yaitu penjual dan pembeli dengan identitas lengkap
  2. Obyek perjanjian jual beli yang dijelaskan dengan rinci spesifikasi dan harganya
  3. Peraturan jual beli misalnya cara pengiriman,cara pembayaran, waktu pengiriman, garansi, hak dan kewajiban kedua belah pihak, dsb.
  4. Masa berlakunya perjanjian
  5. Pengesahan perjanjian
  6. Tempat dan waktu perjanjian
  7. Saksi dalam perjanjian

Mengisi Bukti Transaksi

Jika dilihat dari asalnya bukti transaksi dibedakan menjadi :

1.   Bukti transaksi internal berupa memo

2.   Bukti transaksi eksternal berupa :

  • Faktur (Invoice)
  • Kuitansi (Official receipt)
  • Nota debet (Debit memo)
  • Nota kredit (Credit memo)
  • Cek (Cheque)
  • Bilyet giro
  • Rekening koran

Cara mengisi bukti transaksi yang menjadi bukti transaksi internal dan eksternal adalah sbb :

1.   Memo, yang perlu diisi dalam memo antara lain :

    • Nomor memo
    • Tanggal
    • Nama pembuat memo
    • Nama pihak yang dituju dalam memo
    • Subyek memo
    • Isi memo      Blanko

            Isi memo

2.   Memo, yang perlu diisi dalam memo antara lain :

  • Nama dan alamat penjual
  • Nomor faktur
  • Nama dan alamat pembeli
  • Di dalam format kolom diisi nomor urut, nama/jenis barang, banyaknya barang, harga satuan, jumlah harga ( banyaknya barang dikalikan harga satuan ), jumlah total
  • Tanggal pembayaran
  • Otorisasi penyerahan
  • Otorisasi penerimaan

      Blanko faktur

      Isian faktur

3.   Kuitansi, yang perlu diisi dalam kuitansi antara lain :


Blanko kuitansi

  • Nomor urut
  • Nama yang menyerahkan pembayaran
  • Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
  • Maksud pembayaran
  • Jumlah nominal pembayaran dalam angka
  • Tempat dan tanggal
  • Nama penerima pembayaran

4.   Nota debet, yang perlu diisi dalam nota debet antara lain :

  • Nama pihak yang mengeluarkan nota debet ( pihak pembeli )
  • Nama pihak yang dituju
  • Nomor nota debet
  • Nomor item barang
  • Nama/jenis barang
  • Banyaknya barang
  • Harga satuan
  • Jumlah harga ( banyak barang x harga satuan )
  • Total jumlah
  • Tempat dan tanggal

      Blanko nota debet

      Isian nota debet

5.   Nota kredit, dibuat oelh pihak penjual cara mengisi nota kredit sama dengan nota debet

      Blanko nota kredit

      Isian nota kredit

6.   Cek, yang perlu diisi dalam cek antara lain :

  • Periksa apakah semua lembaran cek dan potongannya telah diberi nomor
  • Tanggal pengisian
  • Nama penerima
  • Jumlah nominal dalam huruf dan angka
  • Tanda tangan pihak yang melakukan penarikan
  • Pada cek yang salah tulis kalimat “ tidak berlaku/valid”
                                                                  Blanko cek


Isian cek

7.   Bilyet giro, yang perlu diisi dalam bilyet giro antara lain :

  • Tanggal
  • Jumlah nominal yang dipindah bukukan dalam huruf dan angka
  • Nama pihak penerima giro bilyet termasuk nama bank penerima
  • Nama pihak yang mengeluarkan bilyet giro

                                                              Blanko bilyet


Isian bilyet giro

8.   Rekening koran , yang perlu diisi dalam rekening koran antara lain :

  • Nomor
  • Tanggal transaksi
  • Sandi
  • Jumlah nominal debet/kredit ( kolom mutasi )
  • Saldo
  • Blanko rek koran
  • Kolom pengesahan petugas bank                                    Blanko rekening koran

Selain bukti transaksi yang telah dikemukakan diatas juga terdapat bukti transaksi lainnya yaitu :

1.   Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan       secara tunai.     Yang perlu diisi dalam nota kontan antara lain :

  • Nama pihak yang mengeluarkan nota kontan
  • Nomor nota kontan
  • Tanggal transaksi
  • Di dalam format kolom diisi nomor urut, nama/jenis barang, banyaknya barang, harga satuan, jumlah harga (banyaknya barang dikalikan harga satuan), jumlah total

      Blanko

      Isian nota kontan

2.   Nota permintaan barang merupakan rancangan formulir untuk permintaan dari       gudang, yang perlu diisi dalam nota permintaan barang antara lain :

  • Tanggal permintaan dari kepala bagian gudang
  • Nomor urut
  • Nama/jenis barang
  • Merk barang yang diminta
  • Banyaknya barang yang diminta
  • Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, seperti segera, barang habis atau hal lainnya.
          Blanko

      Isian nota permintaan

3.   Surat pesanan dibuat untuk menjamin keabsahan pesanan dan untuk keyakinan       supplier, dalam membuat surat pesanan bagian pembelian hendaknya melihat       daftar harga dan persyaratan dari supplier.

Yang perlu dimuat dalam surat pesanan antara lain :

  • Kepala surat ( nama, alamat, no telepon/fax perusahaan )
  • Nomor surat
  • Pada format kolom, diisi dengan nama barang dan banyaknya barang yang dipesan
  • Cara pembayaran diisi dengan nama bank, nomor rekening, nama pihak yang mewakili pihak penjual
  • Salam penutup diisi dengan tanda tangan dan nama pihak pembeli

Surat pesanan

4.   Kartu persediaan dibuat untuk mencatat barang yang telah berada di gudang,       pencatatannya dapat dilakukan secara manual atau secara komputerisasi. Yang       perlu dimuat dalam kartu persediaan antara lain :
Yang perlu dimuat dalam kartu persediaan antara lain :

    • Bulan dan tahun dibuatnya kartu persediaan
    • Kolom label diisi dengan nama, ukuran dan kode produk
    • Kolom masuk diisi dengan banyaknya barang yang masuk sesuai urutan tanggal
    • Kolom keluar diisi dengan banyaknya barang yang keluar sesuai dengan urutan tanggal
    • Kolom saldo diisi dengan rumus Saldo = Saldo +  ( masuk – keluar )
    • Kartu persediaan
    • Keterangan diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan, seperti jumlah batas pesanan


Kartu persediaan

About these ads